Ga voor de beste match
De cv’s werden gescreend, de interviews en proeven zijn afgelopen, de selectiecommissie heeft haar bevindingen op tafel gelegd. Nu is het tijd om de knoop door te hakken en effectief te kiezen voor een nieuwe collega.
Hoe zorg je ervoor dat dit ultieme beslissingsmoment even inclusief verloopt als alle voorgaande interventies? Hoe maak je een écht inclusieve keuze? We zetten enkele aandachtspunten op een rij.
"(Ook) ik viel in de valkuil van het vertekende beeld dat mensen hebben van een directeur, en voelde me niet meteen geroepen voor een positie die meestal wordt ingevuld door mensen die niet op mij lijken. Dit is dan ook een warm pleidooi voor jonge vrouwen met een migratieachtergrond om wel lef te hebben en risico's te nemen. Het kan je mooie dingen opleveren."
Melat Gebeyaw Nigussie in BRUZZ na haar aanstelling tot directeur van de Beursschouwburg (2020)
Wat zijn de voordelen van een objectieve selectie?
Volgens het onderzoeksrapport:
- Een professionele werkwijze omdat je volgens een vast en onderbouwd stramien selecteert.
- Een bewustere en objectievere selectie omdat er minder ruimte is voor buikgevoel.
- Beargumenteerde keuzes en toegenomen transparantie over de geselecteerde kandidaten.
- Betere feedback naar kandidaten waardoor de transparantie toeneemt.
Reflectie
Welke van bovenstaande voordelen zijn relevant voor jouw organisatie?
Verbind aan elk gekozen voordeel een concreet actiepunt:
- Hoe wil je dit voordeel bereiken?
- Binnen welke termijn?
- Met welke middelen?
Zet deze actiepunten op de agenda van je volgende overleg met je leidinggevende. Vertel haar/hem dat je op deze manier werk wil maken van een inclusiever rekruterings- en selectieproces en geef meteen aan welke ondersteuning jij daarvoor nodig hebt.
Zet deze tools in voor de beste match:
Talent is belangrijker
De Pilot Nudging in Werving en Selectie onderzocht of aanpassingen (‘nudges’) in het wervings- en selectieproces ervoor zorgen dat onbewuste vooroordelen minder bepalend zijn en de kansengelijkheid van kandidaten met migratieroots wordt vergroot.
Naar de onderzoeksresultatenBlijf bij de kernvereisten
Vermijd om kandidaat per kandidaat te delibereren, maar bespreek telkens één sollicitatievraag voor alle kandidaten. Gebruik hiervoor een objectief beoordelingsformulier.
Voorbeeld van een beoordelingsformulierEvalueer en rapporteer
Het monitoren van de resultaten van je inspanningen tot inclusief rekruteren en selecteren is echt cruciaal.
Naar het documentTwo in the pool
Voor elke vacante functie moet minstens de helft van de kandidaten in de laatste sollicitatieronde uit een minderheidsgroep komen.
Lees het artikel (ENG)
Neem verantwoordelijkheid over het selectieproces
Wijs in elke selectieronde één van de leden van de selectiecommissie aan om de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor diversiteit te bewaken en te voorkomen dat (onbedoelde) vooroordelen invloed hebben op het gesprek.
Maak als commissie afspraken over welke informatie wordt meegenomen in de weging/beoordeling. Voor de informatie gewonnen op basis van vooraf afgesproken interviewvragen lijkt dat helder. Tijdens een selectieproces en sollicitatiegesprek komt ook veel onverwachte informatie mee, via de kandidaat of de leden van de selectiecommissie zelf. Maak afspraken over transparantie (bv. delen van bekendheid met een kandidaat) en over het ‘verrekenen’ ervan (bv. kandidaat vertelt uit zichzelf over gezinssituatie).
Ook nog dit: wik en weeg het belang van het diploma versus het belang van de ervaring. Hecht je aan het één of het ander meer belang? Benoem in je scoringskaart – en ook tijdens de deliberatie – wat je allemaal als relevante ervaring beschouwt.
Blijf bij de kernvereisten
Wijk ook in het finale beslissingsgesprek niet af van de focus op wat er echt toe doet. Check en bespreek enkel die eigenschappen, vaardigheden en kennis die ook daadwerkelijk voor de functie van belang zijn. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor de voorzitter van de selectiecommissie. Stuur steeds terug naar de essentiële taken, competenties en vaardigheden. Dat zal later ook de communicatie over de uiteindelijke keuze vergemakkelijken.
TIP: je kan de beoordeling objectiever maken door i.p.v. kandidaat per kandidaat te delibereren, telkens één sollicitatievraag voor alle kandidaten te bespreken. Zo wordt elke sollicitatie objectiever bekeken en worden keuzes minder op buikgevoel gebaseerd. Maak hiervoor gebruik van een scoreformulier.
Cultural add
Wanneer je gelijkwaardige kandidaten in je pool hebt, dan verdient diversiteit de voorkeur. Heel veel recruiters krijgen op dat moment te kampen met koudwatervrees en trekken toch weer nieuwe medewerkers aan van wie de achtergrond en kenmerken overeenstemmen met het profiel van het huidige personeel. Ze grijpen dus terug naar profielen die ze kennen, ook wel affinity bias genoemd. Hoe kan je dat vermijden? Bijvoorbeeld door op dit punt nog eens het toekomstige team van de nieuwe collega te consulteren.
Collega’s geven aan welke complementaire vaardigheden relevant zijn en hoe de nieuwe kandidaat het team kan versterken. In plaats van te focussen op de kandidaat van wie je in eerste instantie zou zeggen dat die beter in je bedrijfscultuur past (cultural fit), is het interessanter om eens te kijken wat een nieuwe medewerker kan bijdragen aan de organisatiecultuur (cultural add).
Installeer positieve acties
De volgende tip komt uit het panelgesprek met Dries Douibi, Karima el Bouchtaoui en Sherida Zorg over wervingsstrategieën en witte werkvloeren. Pas de two in the pool-regel toe: voor elke vacante functie moet minstens de helft van de kandidaten in de laatste sollicitatieronde uit een minderheidsgroep komen. Zo heb je daarvoor oog in elke fase van de sollicitatieronde.
Maak ook concrete afspraken over wat je gaat doen als de regel van two in the pool niet gehaald wordt. Stel je dan je vacature opnieuw open? Start je de selectieronde opnieuw op? Het is van belang dat je dit op voorhand incalculeert: te vaak worden selecties in een te kort tijdsbestek opgezet. Vervolgens wordt er onder tijdsdruk beslist, en niet zozeer op basis van competenties of organisatiedoelen. Reken dus tijd in voor een heropening van de vacature en bespreek ook met de leden van de selectiecommissie of zij in dat geval opnieuw inzetbaar zijn.
Communiceer zorgvuldig over je genomen beslissing
Als je de keuze eenmaal hebt gemaakt, dan wil je natuurlijk eerst de toekomstige nieuwe medewerker het goede nieuws melden. Maar koppel daar meteen ook een paar andere belangrijke gesprekken aan.
- Spreek af wie de niet-geselecteerde kandidaten zo snel mogelijk contacteert en welke feedback zij krijgen. Ze willen uiteraard graag weten waarom ze niet weerhouden zijn. Tijdens het selectieproces heb je alle feedback zorgvuldig genoteerd. Zorg ook dat je communicatie naar de niet-geselecteerde kandidaten voldoet aan de kenmerken van ‘verbindende communicatie’.
- Plan hoe je de direct leidinggevende en de naaste collega’s van de nieuwe medewerker inlicht. Spreek met de leden van de commissie af welke informatie je meegeeft. Let erop dat je communicatie in de eerste plaats de competenties van de kandidaat en de match met het team en de organisatie centraal stelt.
- Ga in dialoog als je vermoedt dat de direct leidinggevende en/of teamleden zich zorgen maken over de integratie van de nieuwe medewerker, of dat er bepaalde vooroordelen zijn. Luister naar de zorgen van het team, maar geef ook duidelijk aan welke verwachtingen jij hebt rond het onthaal en de inwerking van de nieuwe collega. Zet vervolgafspraken hierrond op papier.
- Heeft de nieuwe collega een functie met een hoge zichtbaarheid (bijvoorbeeld directeur)? Werk dan ook een extern communicatieplan rond de selectie uit en betrek de nieuwe collega daarbij. Wanneer, hoe, en wat gaan jullie communiceren?
Evalueer elk selectieproces en rapporteer
De leden van de rekruterings- en selectiecommissie evalueren het gehele selectieproces en trekken daar lessen uit die ze vervolgens rapporteren aan de hr-verantwoordelijke. De commissieleden bespreken met elkaar de mate waarin de objectiviteit tijdens het proces in acht is genomen. Controleer ook of de uiteindelijk geselecteerde kandidaat beantwoordt aan de zichtbare/onzichtbare diversiteitskenmerken van degene naar wie je op zoek was om het team te versterken.
Stel jezelf deze vragen:
- Wat verandert er echt?
- Wie wordt aangeworven?
- Wie blijft? Slagen we erin het draaideureffect te vermijden?
Na de aanwerving
Ook na aanwerving moet de aandacht voor inclusie scherp blijven. We zien een groter verloop en vaak een voortijdige exit van mensen in minderheidsgroepen en/of minderheidsposities. De meerderheid zegt dan: de diversiteit komt niet op gang omdat “ze niet willen”. Werknemers uit minderheden wijzen veel vaker naar de uitstroom: ik vertrek omdat ik mij hier ongelukkig voel. Inclusief leiderschap is hier opnieuw de boodschap d.w.z. je duidelijk uitspreken voor diversiteit, de bestaande situatie ter discussie stellen en van inclusie een prioriteit blijven maken.