Investeer in een inclusief onthaalbeleid
Het onthaal van nieuwe medewerkers is van cruciaal belang voor een goede integratie in het team. Vinden ze snel hun weg in de organisatie? Voelen ze zich welkom? Een inclusief onthaal is open, warm en biedt de kans om elkaar te leren kennen. Je besteedt expliciete aandacht aan acties die kaderen binnen het diversiteits- en inclusiebeleid. Daarbij zorg je ervoor dat nieuwe collega's zich snel thuis voelen in de organisatie.
In een onthaalbrochure heet je de nieuwe medewerker welkom en geef je op een beknopte manier informatie over je organisatie. Je biedt een leesbare samenvatting van de belangrijkste zaken uit het arbeidsreglement en de afspraken die gelden in de organisatie.
Gevisualiseerde informatie wordt beter onthouden dan geschreven tekst. Hanteer foto’s van op de werkvloer (medewerkers, gebouwen, afdelingen, enz.).
Wat neem je in een onthaalbrochure op? Uit volgende lijst selecteer je de onderwerpen die voor jouw organisatie van belang zijn. Denk bijvoorbeeld ook aan een voorblad waarop de naam, het correcte adres en een foto van jouw organisatie staan. Een inhoudsopgave zorgt verder voor structuur en overzicht, en de lezer kan zo de nodige informatie snel terugvinden.
Zet deze tools in voor een inclusief onthaalbeleid:
Denk na over je onthaalprocedure
Heeft jouw organisatie al een onthaaltraject uitgewerkt? Zo worden alle nieuwe medewerkers op dezelfde manier onthaald in de organisatie en ga je discriminatie of uitsluiting van nieuwe medewerkers tegen.
Naar de handleidingZorg voor een goede onthaalbrochure
Een onthaalbrochure is de leidraad voor je onthaalprocedure. Je onboarding wordt zo uniform en gestructureerd en kan door verschillende mensen uitgevoerd worden.
Leidraad voor een onthaalbrochure Voorbeeld toegankelijke onthaalbrochureMaak een onthaalchecklist
Zorg ervoor dat je niets vergeet bij het onthaal van nieuwe medewerkers. Deze tool biedt een overzicht van items die belangrijk zijn voor de eerste werkdag, op de eerste werkdag en na één week.
Naar de checklistVoorbeeld van een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
Een POP legt afspraken vast tussen een medewerker en de werkgever over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.
Naar het voorbeeldKies voor een peter/meter
Nieuwe medewerkers vinden kost veel geld en tijd. Als je al een nieuwe medewerker vindt, dan is het belangrijk om hem/haar zo snel mogelijk goed in te werken. Een peter/meter kan de nieuwe medewerker op de werkvloer begeleiden om zijn/haar integratie zo goed mogelijk te laten verlopen en tijdig te kunnen evalueren of bijsturen.
Hoe? Checklist voor peter/meter
Wat kenmerkt een inclusief onthaalbeleid?
Een inclusief onthaalbeleid is:
ondersteunend en zorgt ervoor dat mensen zich snel thuis voelen en daardoor sneller goed functioneren.
een samenhangend geheel van stappen die erop gericht zijn de nieuwe medewerker op een optimale manier te integreren op de werkvloer en in de organisatie.
een gedeelde verantwoordelijkheid van alle medewerkers in de organisatie.
doordacht opgesteld in een stappenplan en een draaiboek zodat alle actoren weten wat hun rol is en daarover gebrieft worden.
breed want ook bij een interne functiewijziging is een onthaalprocedure noodzakelijk.
De drie fasen van een goed onthaal
Bereid de komst van de nieuwe collega voor
- Stuur op voorhand praktische informatie door.
- Regel een laptop, benodigde paswoorden en ander materiaal dat nodig is voor de job.
- Duid een contactpersoon (meter of peter) aan.
Verwelkom de nieuwe collega
- Stel de nieuwe collega voor aan (in)directe collega’s en directie.
- Leg het personeelsbeleid uit (flexibele werktijden, redelijke aanpassingen, opleidingsmogelijkheden…).
- Licht het preventiebeleid en bestaande maatregelen toe (vertrouwenspersonen, bestaande procedures...).
- Bespreek de waarden van de organisatie en benadruk het respect voor diversiteit en inclusie.
- Overloop de projecten en taken van de nieuwe medewerker.
- Bespreek de verwachtingen of nood aan opleidingen om bepaalde vaardigheden te verwerven of uit te breiden.
Voorzie opvolging
- Creëer voldoende informele momenten waarop de nieuwe medewerker de kans krijgt om een band met de andere collega’s te scheppen.
- Plan regelmatig opvolgings- en evaluatiemomenten in om feedback uit te wisselen. Opvolgmomenten starten best na enkele weken al. Je bespreekt er zowel professionele als interpersoonlijke thema's. Zo waak je over het proces waarbij de nieuwe medewerker in het team wordt opgenomen. Het helpt je de vinger aan de pols te houden en draagt positief bij tot het behouden van je personeel.
- Hou voeling met wat er leeft, zowel bij je nieuwe medewerker als binnen het team.
6 tips om te starten met een inclusief onthaalbeleid
Voorzie tijd en ruimte
Geef tijd en ruimte aan nieuwe collega’s en medewerkers om contact te leggen met elkaar en nieuwe relaties aan te knopen. Het zorgt ervoor dat de nieuwe medewerkers zich meteen betrokken voelen bij de organisatie. Dit komt hun motivatie en engagement tegenover de organisatie alleen maar ten goede.
Collegialiteit
Verbinding op de werkvloer of goede relaties met collega's zijn voor veel werknemers heel belangrijk. Door te investeren in die collegialiteit, stijgen de betrokkenheid en het werkgeluk. Dat werkgeluk wordt bepaald door de collega's en de zingeving die je vindt in je werk.
Betrek de nieuwe collega
Nodig nieuwe medewerkers uit voor belangrijke vergaderingen. Deze overlegmomenten vertellen veel over de groepsdynamiek, de sfeer en de besluitvorming. Kortom: de organisatiecultuur.
Kennismakingsmomenten
Om de nieuwe medewerker een goed beeld te geven van de organisatie en de werking van de verschillende teams, plan je best kennismakingsmomenten in.
Persoonlijke contacten
Overlaad de nieuwe medewerker niet met stapels brochures en documenten. Alle informatie wordt best toegelicht via persoonlijke contacten met collega's, de peter, de meter of via jou.
Collega’s inlichten
Zorg dat iedereen op de hoogte is over de komst van de nieuwe medewerker. Laat weten wanneer de nieuwe collega start, in welke functie, en wie de peter of meter is. Zo voorkom je verwarring bij de collega’s.