Voer een positief en objectief sollicitatiegesprek
Ga je als werkgever op zoek naar adviezen voor het voeren van een goed sollicitatiegesprek? Dan vind je al snel lijstjes met tips als ‘bereid je goed voor’ en ‘stel de kandidaat op zijn/haar gemak’. Hoewel dit belangrijke randvoorwaarden zijn, bereik je het meest met het stellen van de juiste vragen. Ook helpt het om je voldoende bewust te zijn van je eigen valkuilen. Je vindt hier een belangrijk aandachtspunt en twee concrete methodieken die je helpen om je sollicitatiegesprek positief en objectief uit te voeren.
Cruciaal voor een positief sollicitatiegesprek is inzetten op inclusief taalgebruik. Hoe ver staat jouw organisatie daar al in? Beantwoord volgende vragen en ontdek hoe je met kleine inspanningen veel winst kan boeken.
- Gebruikt jouw organisatie jargon? Hanteren jullie een taal met veel organisatiespecifieke termen en/of afkortingen? Stel een lijst op en vermijd al deze specifieke termen tijdens een sollicitatiegesprek. Gebruik deze lijst ook tijdens het onboardingtraject van nieuwe medewerkers.
- Betrek je collega’s in de sector. Doe een oproep op sociale media om zoveel mogelijk sectorspecifieke woorden en uitdrukkingen te verzamelen.
- Denk ook aan non-verbale signalen. Heeft jouw organisatie of sector misschien een (onuitgesproken) dresscode? Observeer gedurende enkele dagen en verhelder voor jezelf en je collega’s wat de dresscode-regels zijn. Hoe beïnvloeden die de interpersoonlijke communicatie en wederzijdse beeldvorming?
De Nederlandse professor Geert Hofstede onderzocht cultuurverschillen in meer dan 150 landen wereldwijd. Hij stelde vast dat er 6 dimensies zijn waarin je verschillen kan vaststellen in hoe mensen met elkaar omgaan op het werk, op school of thuis.
Eén van de dimensies waar hij naar verwijst is het verschil tussen ‘individualistisch’ en 'collectivistisch’ georiënteerde samenlevingen.
In individualistisch georiënteerde samenlevingen wordt veel belang gehecht aan de zelfontwikkeling van het individu. Je autonoom voelen en je autonomie bewijzen worden daar erg belangrijk geacht. Kinderen leren op school al vroeg hoe ze over zichzelf en hun eigen verdiensten moeten reflecteren en spreken. Wanneer zij later aan een sollicitatie deelnemen, zijn ze daaraan gewend en antwoorden vrij makkelijk op vragen naar hun talenten en sterktes.
In collectivistische omgevingen zijn mensen hier veel minder mee vertrouwd. Zij zijn meer gewend om te denken in termen van gezamenlijke verdienste of dienstbaarheid aan de groep. Het heel expliciet spreken over persoonlijke verdienste kan als zelfingenomen ervaren worden. Als recruiter is het belangrijk om van een aantal van deze culturele verschillen kennis te hebben zodat je antwoorden beter kan plaatsen of je vragen duidelijker kan formuleren.
- Ga naar de site https://www.hofstede-insights.com/country-comparison/.
- Tik bij ‘country’ de naam van het land in waar jij werkt. Check dan welke resultaten je krijgt voor de 6 dimensies. Voor België is dat bijvoorbeeld:
Lees de duiding onder de grafiek en bedenk hoe je die kan linken aan jouw specifieke werkcontext:
- Hoe zit het met machtsafstand in jouw organisatie? Is er iets van machtsafstand zichtbaar tijdens sollicitatiegesprekken (bv. de zakelijk leider is aanwezig en stelt de meeste vragen, hij/zij leidt het gesprek)?
- Hoe zit het met individualisme in jouw organisatie? Wordt er bij jullie gedacht in termen van ‘ik’ of van ‘wij’? Hoe zijn de verhoudingen tussen groepsleden en de groep? Wat zie je daarvan in selecties terugkomen?
- Waar positioneer je jouw organisatie m.b.t. onzekerheidsvermijding? Zijn er veel of weinig controlerende systemen uitgebouwd? Hoe vertaalt zich dat in processen van aanwerving (bv. veel aandacht voor diploma’s, certificering of niet)?
Ga met jouw bevindingen in gesprek met een hr-collega. Kies bij voorkeur een collega die in een ander land professioneel actief is. Welke ervaringen herkent die collega (niet)? Hoe wordt de omgang met hiërarchie, verdienste en onzekerheid daar ingevuld?
Wat je zeker niet mag doen, is de country comparison tool inzetten om een gesprek met bijvoorbeeld een kandidaat van Hongaarse herkomst voor te bereiden. Twee redenen:
- het Hofstede-model spreekt over gemeenschappen en organisaties, niet over individuen.
- het zegt iets over hoe mensen zaken aanpakken in de onderzochte landen zelf en niet iets dat 'meegedragen' wordt bij migratie.
Verbeter jouw sollicitatiegesprekken met deze tools :
In 6 stappen naar een gestructureerd interview
Volg dit stappenplan om jouw volgend sollicitatiegesprek op een gestructureerde manier aan te pakken. Je vindt er ook een handleiding met bijlagen die je meteen kan gebruiken voor je volgende gesprek.
Naar het stappenplan & de handleidingSjabloon voor een gestructureerd interview
Mooiwerkmakers maakte een sjabloon om een selectiegesprek te structureren door enkel vragen te stellen die werkgerelateerd zijn en sollicitanten te scoren op basis van werkrelevante criteria.
Naar het sjabloonChecklist & handleiding voor de STARR-methode
Met de checklist stel je alvast de juiste vragen. De handleiding biedt je verder handvaten om volgens de STARR-methode een sollicitatiegesprek voor te bereiden, te voeren en de gewenste informatie te verzamelen.
Naar de checklist Naar de handleidingZet in op inclusief taalgebruik tijdens het selectiegesprek
In de bouwsteen Focus op inclusieve vacatureberichten las je al over het belang van inclusieve taal in je externe communicatie. Ook tijdens een sollicitatiegesprek is het belangrijk om daar aandacht aan te schenken. 5 tips:
- Wees je bewust van verschillen in woordassociaties. Niet iedereen verstaat bijvoorbeeld hetzelfde onder het woord ‘initiatief’. Een Nederlandstalige toehoorder denkt bij ‘initiatief’ aan een actie, een handeling. Een Franstalige zal ‘initiatief’ eerder invullen in de zin van een idee, een concept.
- Vermijd uitsluitend taalgebruik: bv. ‘(jouw) gemeenschap’, ‘migratieproblematiek’, ‘handicap’, ...
- Check hoe de kandidaat graag wordt aangesproken: is er bijvoorbeeld een voorkeur voor bepaalde voornaamwoorden?
- Vermijd het gebruik van afkortingen: bv. van de naam van een bepaalde afdeling of team, en vermijd ook ‘jargon’, bv. bepaalde Engelstalige termen die vaak worden ingezet (crowd management, outsourcing, …).
- Let op je eigen non-verbale taalgebruik.
- Wees je bewust van de impact die bepaalde non-verbale signalen op jou hebben zoals oogcontact, non-verbaal spiegelen, de kleding die de kandidaat draagt. Hoe ervaar jij bv. als recruiter het al dan niet maken van oogcontact door de kandidaat? Hoe interpreteer jij de lichaamshouding van de kandidaat?
Ga voor een gestructureerd interview
Naast peilen naar eerdere ervaringen en de verworven competenties stel je tijdens een sollicitatiegesprek vaak nog een reeks andere vragen. Die hebben bijvoorbeeld te maken met verwachtingen naar werkritme, bereidheid tot verplaatsingen, kennis van de sector waarin de kandidaat terechtkomt. Het probleem is dat deze vragen nogal te veel ‘vanuit de losse pols’ gesteld worden. Het sollicitatiegesprek is nog te vaak ongestructureerd en wordt intuïtief gevoerd. Een meer gestructureerd interview zorgt ervoor dat vooroordelen of biases het sollicitatiegesprek niet beïnvloeden.
Vaak wegen irrelevante zaken zoals hobby’s mee in de beslissing om de kandidaat al dan niet aan te nemen. Uit onderzoek blijkt ook dat kandidaten met een migratieachtergrond in een sollicitatiegesprek dikwijls vragen over hun etnische achtergrond en minder over hun competenties krijgen.
Wat mag je wel/niet vragen?
Er bestaat een wettelijk kader over welke vragen je als recruiter mag stellen aan je sollicitant. Ken jij de wettelijke regels? De website eDiv van Unia biedt gratis online leermodules aan. De module Wet legt de antidiscriminatiewetgeving stap voor stap uit. Aan de hand van filmpjes, oefeningen en interactieve uitleg bij je antwoorden word je wegwijs in dit thema gemaakt.
Doel?
Bij alle kandidaten zoveel mogelijk dezelfde informatie inwinnen. Structureer daarom het sollicitatiegesprek:
- Je lijst op voorhand op welke informatie nodig is.
- Je zorgt voor een logische structuur in het gesprek.
- Je maakt een duidelijke verdeling van de vragen onder de leden van de selectiecommissie.
Dat kan op verschillende manieren:
- Je werkt met een eenvoudige checklist op topicniveau en je stemt de verdeling van de topics af met de andere recruiters.
- Je gaat aan de slag met een uitgewerkt vraag- en antwoordformulier waarop je tijdens een tweede moment eventueel ook scores aan bepaalde antwoorden toekent.
Wat zijn de voordelen van gestructureerd interviewen?
- Beter onderbouwde keuzes en feedback
- Meetbare verschuiving naar kleiner belang van de ‘klik’
- Meer bewustwording in de organisatie ten aanzien van diversiteit
- Kandidaten voelen zich serieus genomen
STARR-methode
De STARR is een methode om een gesprek over het (arbeids)verleden van de kandidaat te voeren en om gedrag en context duidelijk in kaart te brengen. Het overlopen van situatie, taak, actie, resultaat en reflectie maakt het eenvoudiger om te focussen op concreet gedrag en houdt je weg bij het stellen van vragen op basis van je (onbewuste) associaties bij een kandidaat. Niet iedereen is het gewoon om eigen talenten en positieve eigenschappen in de verf te zetten. Houd daar steeds rekening mee.
Om gestructureerde sollicitatiegesprekken te voeren, hanteer je dus de STARR-methode zodat iedere kandidaat dezelfde hoeveelheid tijd per vraag heeft, dezelfde open vragen krijgt en op dezelfde objectieve wijze wordt beoordeeld.
Hoe pas je de STARR-methode toe?
Met de onderstaande checklist stel je alvast de juiste vragen. Je vindt hier ook een handleiding om volgens de STARR-methode een sollicitatiegesprek voor te bereiden, te voeren en de gewenste informatie te verzamelen.
Extra tip: de praktijk wijst uit dat deze methode zeer bruikbaar is voor het interviewen van kortgeschoolde kandidaten of kandidaten zonder werkervaring.
Kies de juiste gesprekspartners
Inclusief selecteren vereist een diverse selectiecommissie. Daarmee verklein je de kans dat ‘blinde vlekken’ en onbewuste vooroordelen een rol spelen in de fasen van het rekruterings- en selectieproces en vergroot je de kans dat de beste persoon voor de functie wordt geselecteerd.
Denk bij het samenstellen van de commissie onder meer aan de volgende aspecten:
- Zichtbare diversiteit: personen van kleur/met een migratieachtergrond, leeftijdsspreiding met een verschil van minimaal tien jaar tussen het jongste en het oudste lid en geslacht (minimaal 30/70-verhouding in genderdiversiteit).
- Onzichtbare diversiteit: specialisatie/functie en anciënniteit, variërend aantal jaren werkervaring.
Zorg dat er binnen de commissie sprake is van open communicatie en een open sfeer. De leden van de selectiecommissie:
- controleren of zij geen favoriete kandidaat hebben;
- staan open voor de suggesties en inbreng van andere leden van de selectiecommissie en/of de hr-partner;
- beseffen dat iedereen onbewust bevooroordeeld is en communiceren daar ook openlijk over.